In una società sempre più digitalizzata e volta alle nuove tecnologie sono tante le novità che rivoluzionano il nostro mondo. È il caso della firma elettronica, o firma remota, divenuta indispensabile per qualsiasi genere di attività visto che comporta notevoli vantaggi. Partiamo subito col dire che esistono diverse tipologie di firma elettronica e che sono tutte utili alle aziende, alle pubbliche amministrazioni e ai vari enti per diversi motivi.
La firma elettronica, infatti, nasce per garantire l’autenticità dei documenti che richiedono la firma come requisito fondamentale. Fino a diversi anni fa era necessario firmare i documenti a penna, mentre oggi, grazie alle innovazioni tecnologiche che hanno introdotto – ad esempio – la firma elettronica – è possibile sbrigare tutto online senza perdite di tempo.
Il punto fondamentale della firma elettronica riguarda le garanzie che essa introduce come, ad esempio, l’autenticità dell’identità del mittente, il non ripudio di un documento firmato e l’integrità del documento.
I vantaggi della firma elettronica
Come detto in precedenza la firma elettronica porta con sé una serie di vantaggi notevoli. In primis la praticità. Grazie alla firma elettronica, infatti, le aziende, i cittadini e chiunque la utilizzi può interfacciarsi in maniera più semplice e veloce con le varie realtà imprenditoriali e governative. Inoltre, la firma elettronica contribuisce a integrare l’automazione e la semplificazione del lavoro agile, indispensabile all’interno delle aziende moderne sempre più volte con lo sguardo alle nuove tecnologie.
L’utilizzo della firma elettronica, inoltre, garantisce enormi vantaggi anche dal punto di vista della rapidità. Ogni documento viene lavorato in maniera semplice e veloce grazie a questo supporto, azzerando così i classici tempi di attesa che si riscontravano quando questa non esisteva ancora.
Ovviamente, attraverso protocolli di sicurezza sempre più ben congeniati, la firma elettronica garantisce autenticità e integrità dei documenti che si sottoscrivono. Attraverso questo strumento diventa praticamente impossibile falsificare i documenti oppure alterarli, come invece poteva avvenire con i documenti cartacei in passato.
Altro fattore da considerare è la riduzione dei costi. Grazie alla firma elettronica, infatti, si va a risparmiare su quelle che sono le spese legate alla stampa dei documenti, alla conservazione ed alla spedizione degli stessi. I documenti firmati con la firma elettronica si conservano semplicemente sul computer oppure sul cloud e questo comporta un grosso risparmio di tempo e di denaro. Senza considerare l’impatto ambientale che gioverà di una diminuzione dell’utilizzo della carta per quanto riguarda il lavoro all’interno delle aziende e della pubblica amministrazione.
Ovviamente con l’utilizzo della firma elettronica è possibile allinearsi con gli standard dell’Agenzia delle Entrate che prevede proprio di inserire tale strumento sulla fattura elettronica.
I formati di firma elettronica
L’ordinamento italiano prevede l’utilizzo di tre formati per produrre file con la firma elettronica. Il primo è pkcs#7 ed è previsto dalla normativa sull’interoperabilità della firma elettronica. Viene utilizzato dalla Pubblica Amministrazione e dai vari enti. Il formato PDF è utile per le realtà che intendono sottoscrivere documenti utilizzando il kit di firma elettronica che gli viene fornito dal proprio certificatore di riferimento. L’ultimo formato è XML e grazie a questo formato è possibile introdurre la firma elettronica in diversi settori.
Si tratta di uno strumento divenuto sempre più importante nel corso del tempo e che avrà, nel presente e nel futuro, un ruolo fondamentale nei rapporti aziendali ed in quelli con la Pubblica Amministrazione.
D’altronde, come abbiamo detto in precedenza, nel corso degli anni sono state tante le novità introdotte dalle nuove tecnologie che hanno rivoluzionato il mondo del lavoro e tante altre ancora verranno introdotte nel corso dei prossimi anni. Il tutto a vantaggio delle aziende, dei lavoratori autonomi e di tutti i professionisti che hanno sposato la digitalizzazione e che utilizzano tutti gli strumenti che possono semplificare, velocizzare e migliorare il proprio business. D’altronde il ruolo della tecnologia è proprio questo: migliorare la nostra vita, anche per quanto riguarda l’ambito lavorativo.