La sicurezza all’interno del proprio ufficio non passa solo dall’aspetto prettamente “fisico”, ossia quello che riguarda l’incolumità dei dipendenti o di chiunque altro vi si rechi, ma anche dall’importanza che viene attribuita ai documenti che, giornalmente, vengono consultati e messi da parte per essere interrogati all’occorrenza.
Smarrire una fattura, uno scontrino o un contratto, può tradursi in una vera e propria perdita economica che può avere ripercussioni anche a livello di credibilità di fronte ai propri clienti.
Come fare, dunque, ad organizzare al meglio e in modo sicuro l’archiviazione dei documenti cartacei presenti all’interno del tuo ufficio o studio professionale?
Ecco una serie di consigli strutturati ed infallibili per semplificare lo svolgimento anche delle più normali attività lavorative quotidiane!
Cosa dice la legge?
Oltre a rappresentare una necessità a livello organizzativo, l’archiviazione dei documenti in forma cartacea è subordinata ad una serie di normative che coinvolgono sia il singolo cittadino che gli uffici. Quando si parla di documenti aziendali, per esempio, si deve tener conto dei tempi minimi di detenzione di carte, attestati o scontrini.
In questo caso si va da un minimo di 3 anni per le parcelle emesse o ricevute da un professionista a fronte di un servizio, fino ad un massimo di 10 anni per le scritture contabili, le pratiche o gli atti per uno studio legale (al netto di specifiche esigenze da parte del Fisco che, a fronte di un’indagine, può richiedere documenti anche molto datati).
Come organizzare i documenti cartacei? Occhio alla funzionalità
Individuati i tempi di mantenimento dei vari tipi di documenti presenti all’interno del proprio ufficio, è possibile procedere con le suddivisioni in ulteriori categorie.
Un buon archivio avrà bisogno di essere frazionato in 3 parti differenti che prendano in considerazione:
– i documenti di uso corrente;
– i documenti che sottostanno agli obblighi di legge;
– i documenti che compongono la memoria storica dell’attività.
In tutti e tre i casi, il consiglio è sempre quello di mantenere una copia degli stessi anche in formato digitale. In caso di incendio o deterioramento delle carte, infatti, la documentazione può essere messa in salvo grazie agli archivi informatici. Questi ultimi, non di meno, possono comunque rischiare di essere lesi, per esempio, a seguito di attacchi che vanno a minare la cybersecurity dell’intero sistema aziendale.
Una buona soluzione è quella di affidarsi alle compagnie assicurative che prevedono polizze rivolte ad uffici, studi professionali o proprietari di immobili ad uso studio, come DinamicaPlus Ufficio di Groupama Assicurazioni, in grado di tutelare la propria attività.
Crea categorie e sottocategorie
La parola d’ordine quando si tratta di mettere in ordine i documenti aziendali è: funzionalità. Sistemare faldoni e cartelline con un criterio prestabilito consentirà a tutte le persone presenti in ufficio non solo di trovare e consultare facilmente un atto, ma anche di riporlo nel modo corretto.
A questo proposito, è necessario archiviare le carte creando categorie e sottocategorie. La suddivisione può essere fatta in ordine alfabetico, numerico, di data o di tipologia. Se si tratta di pratiche legali, ad esempio, ogni faldone sarà dedicato ad uno specifico cliente e le sottocartelle al suo interno saranno sistemate dalla più recente alla meno recente, in modo da avere sempre sottomano l’ultima sentenza emessa.
Allo stesso modo, se è necessario archiviare i documenti riguardanti l’acquisto di macchine aziendali, la divisione andrà fatta per socio intestatario, numero di auto intestate, tipologia di carta (fattura, bollo, assicurazione, ecc.).
Ad ogni documento il suo posto
La collocazione dei documenti non avviene solo nello spazio inteso in termini di contenitore vero e proprio, ma anche nei vari ambienti presenti all’interno dello studio. Ciò significa che se un armadio contiene i faldoni relativi a pratiche che segue solo uno specifico professionista, questo dovrà essere posizionato vicino alla stanza in cui quest’ultimo risiede.
Perché ogni cartella sia di facile consultazione, poi, è necessario sistemare gli scaffali in ordine alfabetico e riporre i documenti più vecchi negli scaffali più alti. In linea generale, non sono ammesse seconde file.
Ogni anno sarà necessario effettuare un controllo per individuare le pratiche che possono essere eliminate in modo da avere sempre spazio a disposizione per l’archiviazione cartacea.