Fra qualche anno in azienda, come nel quotidiano di ciascuno, ci saranno molte più informazioni digitali da conservare, piuttosto che informazioni analogiche da dover trasferire su supporti e metodologie digitali. Occorre quindi attrezzarsi al meglio, e fin da oggi per capire come applicare un processo di conservazione anche a quei documenti che mutano nel tempo
Come visto dalle nuove regole tecniche in materia di conservazione digitale dei documenti informatici, ovvero il DPCM del 3 dicembre 2013 pubblicato in G.U. n.59 del 12/3/2014, i processi di dematerializzazione sono diventati più strutturati e complessi rispetto alle direttive della delibera CNIPA 11 del 2004. I cambiamenti, dovuti all’introduzione di un nuovo standard e di una nuova ISO come l’open archival information system e il modello UNISincro, sono di natura tecnica ed evidentemente di processo. L’obiettivo principale di un modulo di conservazione è quello di consentire la conservazione a lungo termine dei documenti del repository documentale, in modo tale da garantire il mantenimento altrettanto a lungo termine delle caratteristiche di integrità, autenticità, reperibilità, leggibilità, riproducibilità e trasferibilità.
Inoltre, in conformità con quanto indicato dal modello OAIS, il modulo deve attuare la conservazione del documento costituito da informazioni di contenuto, di identificazione, di contesto, di provenienza, di stabilità, di pacchetto e dati descrittivi del pacchetto stesso. Ed è appunto per questo che non è importante conservare un oggetto, bensì un record. Ma perché è così importante un sistema documentale che riesca a gestire e conservare un record? Per spiegarlo, dobbiamo prima ricordarci che, da sempre, un sistema documentale è una delle funzioni più importanti del sistema informativo aziendale, sia per il supporto e l’integrazione dei processi decisionali, sia evidentemente per la conservazione e la valorizzazione del patrimonio documentale. E se immaginiamo un’azienda di medie grandi dimensioni, questo patrimonio documentale potrebbe essere anche molto vasto. Pensate ad esempio a quelli che sono oggi chiamati open data e big data.In ogni processo interno a qualsiasi azienda, dunque, anche se quest’ultima fosse di piccolissime dimensioni, sono generate diverse informazioni ed è qui che un sistema documentale ha il compito di gestire, organizzare e conservare queste informazioni nel migliore dei modi.
E quale modo migliore di gestire tutto il sistema documentale, se non attraverso uno standard come quello dell’open archival information system?
Ma c’è di più, perché molto spesso queste informazioni non sono semplicemente dei documenti, ma dei record. E più avanti andrà la tecnologia, non solo quella informatica, più ci saranno informazioni e dati da dover gestire, archiviare e conservare per renderle opponibili a terzi.
Pensiamo al settore medicale, a quello assicurativo, a quello bancario, ma anche alla vita di tutti i giorni. Quanti sono i dati che dovremmo conservare? Evidentemente molti. Ed è per questo motivo che il Records Management deve essere la base dei processi di dematerializzazione, o meglio ancora di digitalizzazione. Infatti avremo molte più informazioni digitali da dover conservare, piuttosto che informazioni analogiche da dover trasferire su supporti e metodologie digitali. Pensate ad esempio ad un Web Form; sebbene non abbiamo ancora in Gazzetta Ufficiale le regole tecniche sulla formazione dei documenti informatici, ma per ora solo la bozza, è chiaro che anche la compilazione di un semplice form online è di per sé un documento informatico, o meglio ancora un insieme di record da dover archiviare e conservare secondo quanto disposto dalla normativa attualmente in vigore.
È dunque per mezzo del Records Management che il nostro sistema informativo documentale può avere quel salto di qualità tecnico per essere considerato un vero e proprio Enterprise Content e Digital Preservation Management System. In questo modo, avremo la possibilità di identificare, garantire e gestire nel modo più corretto possibile i documenti informatici nel tempo, attraverso modelli, requisiti e standard che garantiscono la tanto cercata valenza probatoria, nonchè la certezza e l’efficacia della conservazione di una singola informazione e per i documenti informatici o elettronici, quelli tanto cari al nostro Codice dell’Amministrazione Digitale (82/2005 e successive modifiche).
Ed è sempre grazie al Records Management che oggi in quasi tutti i sistemi documentali abbiamo funzionalità quali ad esempio il Versioning di un documento o il Workflow di un intero processo o flusso documentale. Prendendo spunto proprio dal Versioning e dal Workflow, la vera e interessante sfida tecnica-normativa è quella di garantire che un documento o una informazione siano immutabili e certi nel tempo, anche quando cambia il loro stato o la loro versione. Bisogna quindi capire come applicare un processo di conservazione anche a quei documenti che mutano nel tempo. La risposta a tutto questo è appunto la conservazione di un record. Solo tramite la conservazione di un singolo record, il mio processo di dematerializzazione o di conservazione può garantire la certezza di quel dato. Ebbene ad oggi ci sono diversi standard riconosciuti ideali per applicare le logiche del Records Management, ma quello che ritengo più robusto è l’ISO 15489 perché contiene tutte le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record, è indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa e quindi interoperabile. Esso inoltre permette di definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare documenti e informazioni e specifica in modo dettagliato i ruoli e le responsabilità degli utenti e degli stakeholders che fanno parte del sistema di records e del processo.
A questo punto se pensiamo ad un sistema di conservazione capace di rispondere alla ISO 15489 e allo standard OAIS, allora abbiamo un binomio di metodologie sicure ed efficaci per la conservazione sostitutiva e la fatturazione elettronica.Perchè è così importante un sistema di Records Management per i nostri responsabili della conservazione digitale?
Perchè esso offre a questi ultimi la possibilità di avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un PDF); di essere conformi alle leggi, ai regolamenti e agli standard richiesti; garantire la conservazione dei documenti nel tempo, indipendentemente dall’evoluzione tecnologica e normativa; di avere nello stesso tempo efficienza ed efficacia nei processi di dematerializzazione e in ultimo di avere un legame univoco e indissolubile tra record (o documento) e i rispettivi metadati.Ma non è tutto, perché molto spesso si dimentica che un sistema documentale deve essere interoperabile e interconnesso. Deve esistere infatti la possibilità di creare un’unica base informativa che venga alimentata non solo da funzionalità e da processi come quelli del protocollo informatico ma soprattutto da tutti gli applicativi presenti all’interno dell’azienda e che a loro volta si rendano disponibili ad altri stakeholders per mezzo di diversi canali e collegamenti.
Si è sempre parlato, infatti, dell’importanza di gestire tutti i flussi digitali di un’azienda con i propri fornitori e clienti. Se si pensa alla fatturazione elettronica PA, quest’ultima avrà in futuro proprio questo scopo, cioè quello di digitalizzare completamente la filiera di tutti i processi di fatturazione delle aziende e le PA del nostro Paese, creando un unico standard e un unico modus operandi di fatturazione. Una chimera irraggiungibile? No, tutti i buoni propositi ci sono già. Avanti con il digitale dunque!