Partirà ufficialmente il 1 gennaio 2017 in modo prima facoltativo per poi diventare nel tempo obbligatoria. Il vantaggio non è solo quello della dematerializzazione cartacea, ma ottenere un processo digitale compliance con le norme e con gli asset aziendali, capace di offrire risultati concreti in termini di risparmio di costi e snellimento di procedure
Il 2016 e il prossimo 2017 sono anni cruciali per la digitalizzazione dei processi aziendali e della pubblica amministrazione. Vediamo insieme quali sono i punti cruciali da tenere in considerazione per non perdere questo importante treno.
Si parte con la fatturazione elettronica tra privati il 1 gennaio del 2017, passando per la digitalizzazione della pubblica amministrazione il 14 gennaio 2017, dove entrerà in vigore l’obbligatorietà definita dal DPCM del 13 novembre 2014 sulle Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici, nonché’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, che ha rivoluzionato il modo di creare e formare documenti nelle pubbliche amministrazioni di qualunque grandezza, rendendo tutti documenti nativi informatici e quindi soggetti alla conservazione digitale a norma. Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale del 13 Settembre 2016 del nuovo CAD nella sua versione 3.0, dopo le importanti modifiche del 2010 con il D.Lgs. 235/2010, abbiamo avuto un importante passo in avanti verso la digitalizzazione del sistema Paese. Il D.Lgs. 26 agosto 2016, n. 179, recante Modifiche ed integrazioni al Codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche, tra le tante novità riferite ai rapporti tramite strumenti digitali tra cittadino e PA, recepisce anche il Regolamento eIDAS, ovvero il Regolamento UE n. 910 del 23 luglio 2014 (910/UE) appunto detto “eIDAS”, che ridefinisce il quadro normativo delineato già dalla Direttiva Europea 1999/93/EC sulle firme elettroniche e che dal 1 Luglio 2016 è entrato in vigore anche in Italia.
E il Nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale arriva dopo che la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione ha rappresentato una grandissima innovazione in termini di processi e un grandissimo vantaggio per tutti gli stakeholder interessati. Resistono però ancora molte lacune: la gestione digitale di tutti i documenti collegati e collaterali alla fattura elettronica PA, ad esempio.
Per questo motivo il governo e tutta Europa spingono anche per la fatturazione elettronica tra privati che partirà ufficialmente il 1 gennaio 2017 in modo facoltativo e che prevede poi un piano di estensione obbligatoria nel tempo. Questo perché i vantaggi sono talmente evidenti e importanti, che tutte le aziende private di qualunque dimensione e tutti i professionisti potranno beneficiare di un’innovazione di processo, tecnologica e che permetterà l’abbandono di processi analogici, vecchi e cartacei. Il vantaggio ovviamente non è solo quello della dematerializzazione cartacea, ma soprattutto nell’avere un processo digitale compliance con le norme e con gli asset aziendali, capace di offrire risultati concreti in termini di risparmio di costi e snellimento di procedure.
Digitalizzare dunque i processi e non i documenti, anzi digitalizzare i record e le informazioni. Del resto l’Europa spinge verso la digitalizzazione e verso il digitale sicuro, proprio grazie al regolamento eIDAS che è in vigore dal 1 luglio 2016 e che sta rivoluzionando non poco la definizione e l’opponibilità a terzi del documento informatico anche sottoscritto con firma elettronica semplice. In questo contesto ci troviamo di fronte a una rivoluzione che necessita però di una governance, una pianificazione, una strategia certa e sicura per garantire che la conservazione digitale a norma e la fatturazione elettronica siano di fatto un vantaggio, e non un ostacolo o un’ulteriore complicazione. Per questo motivo le pubbliche amministrazioni, le aziende private e tutti i settori dovranno sempre e soltanto considerare che la cosa più importante della digitalizzazione è sempre la dematerializzazione di un processo piuttosto che di un documento, questo perché la tecnologia è l’ultimo dei problemi ma i processi digitali sono il vero valore aggiunto.
Come dico sempre è più importante dematerializzare un processo che un documento e, come dico sempre, il documento non è più nell’ottica immaginaria di un PDF o un oggetto o un file informatico, ma diventa un record, una informazione digitale, un dato digitale che deve essere gestito e conservato secondo le regole vigenti ma soprattutto deve essere formato nel migliore dei modi per garantire che ci sia appunto una digitalizzazione del processo di business e non una mera dematerializzazione cartacea che prende un documento su carta e lo fa diventare anche nella forma digitale. Non è la strada giusta. Il record invece è l’informazione e dobbiamo tutti imparare a conservare le informazioni digitali, non i documenti.
Questo approccio è possibile per qualunque settore e per qualunque processo di business, anche nel settore contabile-fiscale dove già l’Agenzia delle Entrate con la famosa circolare 18/E del 24 Giugno del 2014, stabilì che per fattura elettronica non si doveva intendere solo il documento che viene emesso in formato digitale apponendo una firma digitale, ma anche un documento inteso come un tracciato record gestito da sistemi di controllo di gestione atti a garantire l’integrità, l’immodificabilità, l’autenticità e la certezza di quelle informazioni contabili. Conservare record e informazioni invece che documenti significa avare le necessarie linee guida per realizzare un sistema di conservazione di record, indipendente dal tipo di tecnologia scelta e dalla normativa, quindi assolutamente interoperabile. Significa definire policy, procedure, strumenti e regole pratiche per conservare informazioni e avere in modo dettagliato, ruoli e responsabilità degli utenti e degli stakeholder che fanno parte del sistema di record e del processo; significa avere dei modelli organizzativi relazionati alle informazioni che devono essere conservate e non solo ai singoli documenti (come ad esempio un PDF).
Questo approccio ci permetterà di percepire e assaporare i veri vantaggi della digitalizzazione dei processi partendo proprio dalla fatturazione elettronica PA:
risparmiare dai 7,5 e gli 11,5 euro a fattura, come da Studio dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano;
avere un approccio digitale per tutta la filiera di Fatturazione, processi annessi. Avere in digitale pertanto l’intero ciclo Ordine-Pagamento dagli Ordini fino, in cascata, al Pagamento. E anche le conferme d’ordine, i documenti di trasporto, le bolle, ecc.;
avere tutti i work flow e gli stati del processo direttamente in digitale, senza processi cartacei e quindi analogici.
avere più tempo per le attività che davvero contano, che fanno parte del core business;
avere dati e informazioni strutturate e quindi integrabili in qualunque sistema informativo;
avere le informazioni a portata di mano, sempre e ovunque, per migliorare anche la competitività dell’impresa;
non perdere tempo nel registrare i documenti fiscali e contabili.
Insomma, di benefici se ne potrebbero aggiungere tanti altri, ma quello che mi preme sottolineare è che la digitalizzazione dei processi di business è qualcosa che non si può non attuare, non si può fermare ma anzi al contrario, chi si ferma in questo senso è perduto e per un semplice motivo: non sta guardando il contesto sociale e di business che gli sta intorno. E se accade questo, qualunque azienda è destinata a morire.