Tante le soluzioni tecnologiche che consentono di mantenere, o addirittura migliorare, i livelli di produttività, riuscendo al contempo a gestire le informazioni in tutto il mondo avviando collegamenti diretti e/o con dispositivi diversi
Molto probabilmente durante il lockdown ti sarai chiesto come fare a svolgere attività Export o come fare a creare nuove opportunità. La situazione all’inizio sarà sembrata molto complessa dato che ti sei trovato davanti a quella che l’11 marzo l’Organizzazione mondiale della sanità (OMS) ha definito una pandemia globale, COVID-19. Una pandemia che ha creato un impatto in tutto il mondo arrestando con effetto a catena l’import e l’export di vari mercati. Ad eccezione dei prodotti Food e di quelli legati a questo settore (ad esempio il packaging per alimenti), si è assistito ad un calo dei flussi di merci in generale. Le conseguenze per i settori più colpiti (come ad esempio quello dei mobili) si sono dimostrate un po’ più complesse. Oggi, anche grazie a tutta una serie strumenti, abbiamo almeno potuto imparare a gestire le relazioni con metodi alternativi, ponendo di fatti le basi per una solida ripartenza.
Se sei un esportatore italiano, ti sarai trovato ad affrontare tutta una serie di sfide. Per prima cosa il trasporto su gomma, drasticamente ridotto specialmente nelle zone al ridosso dei confini a causa dei numerosi controlli (vedi quanto successo al Brennero). Contestualmente si sono verificati casi di restrizione alla circolazione e discriminazione verso merci italiane in esportazione, tanto che il Ministero Affari Esteri e Cooperazione Internazionale ha attivato un indirizzo email dove segnalare eventuali difficoltà riscontrate (coronavirus.merci@esteri.it). C’è stata l’immediata sospensione dei viaggi internazionali, bloccando la movimentazione dei cittadini italiani in viaggio anche per lavoro. Tutto questo ha fatto sì che vendere i beni e servizi sui mercati esteri è diventato molto più difficile, se non impossibile.
Da questo marasma ne è scaturita l’esigenza di mantenere, ma anche costruire, relazioni con i clienti e/o collaboratori esteri. Molto probabilmente sarai stato obbligato a utilizzare modalità più efficaci e innovative. Chi in questa fase si sarà impegnato a trovare delle soluzioni alterative a sostegno delle nuove esigenze, avrà scoperto una serie di Tools tecnologici che senza dubbio permetteranno di essere più produttivi in generale e meglio preparati alle sfide future. Infatti, la straordinaria gamma di soluzioni tecnologiche oggi a portata di mano ci aiuta a valutare opportunità da remoto come mai prima d’ora e a scoprire come gestire al meglio le informazioni in tutto il mondo avviando collegamenti diretti e/o con dispositivi diversi.
Di seguito alcuni strumenti con cui ti sarai imbattuto per gestire la tua attività di esportazione in remoto durante questo difficile periodo.
La tecnologia oggi presente sul mercato
Molti esportatori già conoscevano e utilizzavano strumenti di collaborazione e produttività basati sul Web nelle loro operazioni quotidiane. Io personalmente ho iniziato ad utilizzare nel lontano 2004 i primi sistemi in cloud; allora però questi strumenti erano stato ideati per un utilizzo passivo (salvare in automatico la contabilità della sede estera nelle ore notturne), mentre negli ultimi anni si sono evoluti notevolmente. Oggi chi già utilizzava questo tipo di strumenti in ufficio ha potuto compiere il passaggio al lavoro in smart working in modo più semplice. Ben presto si è capito che la tecnologia a disposizione era utilizzata solo per una frazione delle sua capacità.
Se questo argomento ti sta interessando, il primo suggerimento che posso darti è quello di approfondire, scaricando il manuale o attraverso tutorial online, l’utilizzo dello strumento già in tuo possesso. Ne rimarrai stupito.
Per chi non sta ancora utilizzando soluzioni innovative, ci sono buone notizie. La maggior parte degli strumenti accennati in questo articolo sono gratuiti. Altra buona notizia è che sono tutti user frendly, ovvero facili da usare anche da un neofita: basta avere una connessione Internet e un computer per accedervi.
Sistemi di Videoconferenza: con questi strumenti si possono tenere riunioni in remoto utilizzando anche uno smartphone. Rappresentano un ottimo modo per collaborare e connettersi con una qualità molto interessante.
Esistono molte opzioni, tra cui cito GoToMeeting e Skype. Quest’ultimo è un famoso programma multipiattaforma che permette di effettuare chiamate e videochiamate, utilizzando semplicemente la webcam e il microfono del proprio computer. Una delle funzionalità maggiormente apprezzate di Skype è quella di poter condividere in tempo reale, oltre allo schermo, file come brochure, foto o un piano lavoro da presentare all’interlocutore nel momento in cui se ne parla. Tra gli altri programmi, da evidenziare c’è Microsoft Teams, Team link, Zoom (apprezzati per la stabilità e la snellezza d’uso).
Sistemi di archiviazione in cloud: come Dropbox, OneDrive o Google Drive, interessanti non solo per l’archiviazione passiva di documenti, ma anche per condividere file di notevoli dimensioni, in modo che l’interlocutore possa accedervi facilmente, modificarli o farli propri. L’utilizzo avanzato di questi strumenti ti spingerà a riorganizzare l’approccio alla condivisione dei dati, facendo magari in modo che non sia più il cliente/collaboratore estero a chiedere un documento, ma sia tu ad inserirlo direttamente sul suo PC. Il lato negativo di questi strumenti è senza dubbio il rischio di hackeraggio quindi, meglio evitare dati sensibili, a meno che non siano ben criptati.
Strumenti di Messaggistica: tra i più noti c’è WhatsApp, Face Time, Google Duo, Hangout e, se ti interessa fare affari con la Cina, WeChat. Ritengo i cinesi molto più avanti in questo campo tanto che, da molto tempo ormai, già utilizzano queste app per chiudere accordi in pochi secondi attraverso rapidi scambi di messaggistica. Per quanto riguarda WhatsApp, consente non solo di inviare messaggi, ma anche di fare videochiamate con un piccolo gruppo.
Project management: sono numerose le app free dedicate ai project manager, che rispondono alle esigenze di organizzazione e presentazione del lavoro, coordinamento, pianificazione e CRM. Tra le più note segnaliamo:
Asana – Se dovete gestire un Team Sales estero questo strumento fa per voi. L’utilizzo di e-mail è ormai superato a causa di informazioni perse, sovrapposizione di commenti et cetera. Quest’applicazione creata da Dustin Moskovitz e Justin Rosenstein, rispettivamente co-fondatore ed ex ingegnere di Facebook, si pone nell’era post-email ed è gratuita per team sotto i 15 componenti.
Wrike – Utile a pianificare progetti e lavoro in team direttamente tramite tablet o smartphone. Un’applicazione che permette di gestire le attività in real time, in gruppo, con confronti e condivisione di documenti.
Trello – Semplice ma flessibile: è un’app gratuita per mantenere il controllo e l’efficienza del lavoro a distanza o per mantenere l’aggiornamento sullo stato d’avanzamento dei progetti, senza che nessuna informazione essenziale venga perduta.
L’opportunità per il futuro
Anche se può sembrare difficile operare in remoto, è importante tenere presente che questa esperienza deve essere considerata un’opportunità e un nuovo modo di lavorare che potrà essere replicato, per periodi più o meno lunghi, anche al termine della pandemia. Qualunque passo venga intrapreso oggi dovrà essere fatto in modo da poter migliorare la capacità di gestire una attività in remoto, non solo nel breve periodo. Una delle cose che mi sono prefissato all’inizio di questo periodo è stato provare a far lavorare in futuro il mio team estero almeno un giorno a settimana in smart working in modo da incentivare i collaboratori e ridurre le presenze in periodi meno impegnativi. Questa esperienza, secondo me, aiuterà ad essere più collaborativi e produttivi in generale e meglio predisposti a guidare le attività export del futuro.