La scelta di una sala riunioni a Milano è il primo passo da compiere in vista dell’organizzazione di un meeting di lavoro efficace e che non si traduca in una perdita di tempo per i partecipanti. Proprio per questo motivo, è sempre fondamentale domandarsi se l’incontro che si ha in mente di allestire sia destinato a rivelarsi davvero utile a coloro che interverranno. Una discussione può essere considerata redditizia solo nel momento in cui è in grado di garantire dei risultati concreti; in caso contrario, è meglio lasciar perdere ed evitare che la riunione si trasformi in un costo, vale a dire in uno spreco di tempo e in un inutile dispendio di fatica.
Come scegliere i partecipanti
L’individuazione di una sala riunioni a Milano deve tenere conto delle caratteristiche e delle esigenze di coloro che saranno coinvolti nel meeting: è importante che tra i partecipanti vi sia unicamente chi è in grado di fornire il migliore dei contributi possibili. Si pensi a che cosa potrebbe accadere invitando persone che non sono effettivamente interessate ai temi affrontati: l’incontro, pur con tutta la buona volontà degli organizzatori, sarebbe destinato a trasformarsi in un flop. Non ha senso invitare tanti soggetti se non possono essere considerati i destinatari effettivi dei messaggi che si desidera promuovere. Come si suol dire, less is more.
Una riunione non è un congresso
La qualità deve essere sempre preferita alla quantità, anche perché una riunione non è certo un congresso, e serve a ben poco affollare una sala riunioni solo per il gusto di far numero: meglio investire il budget di cui si dispone in altro modo. In effetti, se si ha in mente di invitare ottanta invitati, c’è bisogno di un salone molto più ampio rispetto allo spazio che sarebbe necessario per accoglierne solo venti: e ciò vorrebbe dire spendere di più. Per di più, una location raccolta trasmette una sensazione di accoglienza e rende le persone più propense a collaborare; un locale vasto, invece, è dispersivo e può offrire molte fonti di distrazione ai presenti.
I segreti di una riunione di successo
Si potrebbe sostenere che i partecipanti di una riunione di lavoro non devono essere spettatori, ma attori: in genere i meeting vengono organizzati con l’obiettivo di dare vita a un confronto proficuo, finalizzato a cercare idee e spunti interessanti per piani di lavoro che devono essere sottoposti a una valutazione o per progetti da implementare. Non va dimenticato, poi, che se in un meeting ci sono poche persone, esso sarà più mirato e breve.
Stilare un piano di lavoro
In vista di una riunione e della scelta degli spazi che dovranno ospitarla, non si può fare a meno di una corretta programmazione: ciò vuol dire creare un piano di lavoro al cui interno dovranno essere specificati gli obiettivi da conseguire. In termini pratici, è opportuno redigere un ordine del giorno, attraverso il quale potranno essere illustrate le tematiche che saranno prese in esame. Gli obiettivi devono essere quantificabili, e quindi facili da misurare: solo in questo modo è possibile capire se si sta andando nella giusta direzione o meno.